¿Sabes que es el inventario fantasma?

Se denomina inventario fantasma a la existencia de unidades de artículos en nuestro software de gestión que no existen realmente en físico. Es decir, nuestra computadora nos indica que tenemos “X” cantidad de unidades de un artículo “Y” pero cuando vamos al almacén o depósito, dicho artículo no existe, o existe en menor cantidad. A esto se le llama Inventario Fantasma y es causa de innumerables problemas dentro de las empresas.

Uno de estos problemas es el desface producido en las órdenes de compra o reposición de dicha mercancía. Todos sabemos que existe un indicador llamado “punto de reorden” que precisamente se determina tomando en cuenta los tiempos de pedido, despacho y recepción de productos, y finalmente las unidades vendidas del mismo en determinado período de tiempo para que la nueva compra llegue a nuestros depósitos lo más cercano posible al punto de existencia cero. La información errónea sobre las unidades que realmente tenemos, puede dar como consecuencia el desabastecimiento de productos y la eventual pérdida de ventas y clientes al no poder solventar su necesidad el momento. Esto suele suceder cuando se nos presenta un congelamiento de inventario que describe el punto donde tenemos existencia en el monitor, cero existencia en físico, y las órdenes de reposición no son emitidas cuando hay un sistema de recompra automático.

Hay también otras fibras dentro de la empresa que son tocadas por la presencia de inventario fantasma como son la contabilidad y el nivel de servicio al cliente cuando debemos excusarnos al notificarle que su pedido no llegará completo.

Generalmente se le endosa la responsabilidad de esta situación al sistema o software de gestión pero en realidad las causas más probables podrían ser:

.- Mal conteo al momento de recibir mercancía proveniente de nuestros

proveedores.

.- Robo o sustracción.

.- Error al momento de despachar.

.- Falla en los procesos de control de devoluciones y/o mercancías dañadas.

.- Reposiciones por garantía no registradas al sistema.

.- Unidades “prestadas” a empresas del mismo ramo.

.- Conteo físico erróneo al momento de hacer inventario manual.

.- Errores de tipeo en facturación.

Para evitar la aparición de inventarios fantasmas o minimizarlos, la medida más efectiva es la realización de conteos cíclicos a diario. Esta técnica de inventario, consiste en recontar manualmente todos los días una cantidad pequeña de items de nuestro stock (10 o 15 por ejemplo) escogidos aleatoriamente, sobre todo en aquellos que rotan con más frecuencia y donde las posibilidades de fallos son mayores. Esto nos permitirá detectar los errores de inmediato, teniendo aún la información fresca y no en el inventario general a final de año donde posiblemente se nos haya olvidado la mayoría de la situaciones que provocan los inventarios fantasmas.