Material de oficina

El material de oficina es imprescindible y un gasto inevitable. Si bien es cierto que estos insumos son muy económicos individualmente hablando, pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza por las pérdidas de dinero que pueden generar al año si nos descuidamos en su uso y administración.

Para establecer un consumo adecuado y consciente, se deben diseñar controles comenzando desde el momento de la compra. Un buen inventario, correcta asignación y continuo seguimiento, ya sea personal, por grupo o departamento es también parte de esa administración tan necesaria. Al momento de comprar ten en cuenta que las marcas en algunas cosas no es nada importante. A todos nos gusta usar artículos de marca, pero en algunos realmente esto es irrelevante, como por ejemplo los clips metálicos, el papel, las bandas elásticas, las carpetas, entre otros, son elementos donde la marca no establece ninguna diferencia. En determinados materiales si es necesario escoger marcas reconocidas por aquello de que se debe “gastar para ahorrar” y no “ahorrar para gastar”. Lapices y bolígrafos, grapadoras, maquinas sumadoras, borradores, marcadores para pizarras etc. Este tipo de material si se debe escoger con cuidado.

Luego de la compra, el control de su consumo es prioritario. Mantenerlos bajo llave y con una bitácora de entrega funciona muy bien. Personalizarlos por colores es una técnica que funciona. Por ejemplo, los lapiceros color negro para administración, los azules para ventas, los verdes para contabilidad, los transparentes para gerencia etc. De esta manera es fácilmente ubicable y reconocible cuando alguno salga de su zona establecida. Igual para las bandas elásticas y los marcadores.

También la concientización es importante. Por ejemplo es aconsejable recalcarle al personal que el uso del papel es prohibitivo. En la oficina moderna el papel es sustituido con medios electrónicos. Tomar notas, enviar comunicaciones internas etc se puede hacer perfectamente a través de tablets, emails y mensajería interna o celular. El papel solo debe usarse cuando alguna información deba salir de la empresa e incluso en algunos de estos casos, también pueden usarse medios alternos. Es cuestión de imaginación. El reciclado del papel también es otra opción para aquellos casos en que pueda usarse, es decir, escribir o imprimir por ambas caras antes de deshacerse de el.

El ahorro en papel lleva automáticamente al ahorro en tintas o tóner de impresión.

Comprar al mayor y hacer solo dos o tres compras al año te ayudarán muchísimo.

El uso de toallas de tela en los baños en vez de hojas de papel para secarse las manos es otro punto a tener en consideración. Así mismo usar filtros de tela para el café hará que no sea necesario comprar los de papel.

En fin, son muchos los detalles y cada empresa es diferente. Solo te mostramos algunos tips para que se enciendan las ideas en tu mente y creemos que a final del año en tu empresa, los gastos por concepto de material de oficina se reducirán drásticamente sin afectar la operatividad de la misma.