Inventarios Cíclicos

¿Qué es un inventario? Son todos aquellos artículos o elementos físicos que una empresa o persona adquiere y almacena para posteriormente vender o utilizar en la elaboración o fabricación de productos terminados con fines comerciales. Aunque hoy día y con el avance de la tecnología existen otros tipos de inventarios intangibles como son los licenciamientos de software, en este caso nos referiremos a los primeros.

Los inventarios físicos pueden clasificarse generalmente de la siguiente manera:

• Materias primas: La cuales serán utilizadas para la elaboración de productos terminados.
• Productos en proceso: Son aquellos que se encuentran en el ciclo de transformación de materia prima a productos o artículos finales para la venta (aplica para las empresas de producción.)
• Productos terminados: Cuando el proceso de producción llega a su final satisfactoriamente se obtiene un producto terminado el cual puede ser comercializado o vendido. Existe el caso de las empresas que no son productoras, es decir, de compra-venta y en este caso los productos terminados son los mismos que se adquieren en el proceso de compra a proveedores y que no sufren ningún tipo de transformación.
• Materiales, repuestos y accesorios: a ser consumidos o utilizados durante el proceso de producción ya sea por el proceso mismo o los equipos que los emplean.

Control de inventarios: Los inventarios se controlan de diferentes maneras, siendo la más común actualmente a través del uso de una PC y un software especialmente diseñado para ello. Con estas herramientas se obtiene un registro de todas las entradas y salidas de productos y materiales que maneja la empresa. A esto se le llama control lógico. Pero se ha estandarizado el hecho de que a finales de año o del ejercicio económico de la empresa, se realice un conteo físico de todos los inventarios de materia prima, productos en proceso, productos terminados, materiales, repuestos y accesorios, para cotejar con los registros informáticos y determinar las fallas y porcentajes de error del mismo. Esto es un control de inventario físico.

Si bien es cierto que este método es el más utilizado por quienes se dedican a comercializar, también se ha determinado que como en todo, existen fallos que al momento de ser detectados puede ser ya muy tarde para corregir. De allí surgió la necesidad de implementar un control de inventario cíclico; pero, ¿de qué se trata?

Un inventario cíclico, como su nombre lo define, es un conteo de los inventarios físicos planificado para ser ejecutado varias veces durante el transcurso del año o ejercicio fiscal. Puede planificarse a gusto o según la necesidad de cada empresa de manera mensual, bimensual, trimestral o semestral. Incluso en firmas donde es necesario un estricto control de inventarios suele hacerse en períodos más cortos como semanal o diario utilizando muestras puntuales al azar de entre la lista de productos.

¿Qué ventajas nos da realizar inventarios cíclicos? Para entender esta parte debemos conceptualizar que nada tiene que ver el cíclico con el físico. Son procesos diferentes y para fines distintos, si bien el primero podría facilitar las cosas para el segundo. La principal ventaja del conteo cíclico es la depuración de los errores en inventarios. Si ocurre una falla de cualquier naturaleza como podría ser productos dañados, extraviados, vencidos, faltantes, sobrantes, estancados o cualquier otra, es más fácil y útil ubicar, identificar, actuar en consecuencia y subsanar dichos errores al momento de presentarse, a dejar que se acumulen para entrarles de lleno a todos juntos a fin de año con lo que podrían ocasionarse pérdidas y situaciones que ya no tendrían chance de ser solventadas, sino asumidas.

Otro punto a tener en cuenta es que los conteos cíclicos solo se hacen sobre los artículos de mayor rotación. No tiene mucho sentido hacerlo sobre productos o materiales de muy baja rotación ya que las probabilidades de error son muchísimo menor. Aunque esto no es necesariamente una norma.

Para un sano inventario final a fin de año o cierre de ejercicio contable y que nos dará indicadores de la utilidad de la empresa y el buen desempeño comercial de la misma, el inventario cíclico es una herramienta de logística poderosa y efectiva. ¡Aplícala!