Cuentas por cobrar, sin cobrar

No solo de vender vive la empresa. Un sistema de cobranza ineficiente acaba con la mejor de las fuerzas de venta. Mantener sana nuestras cuentas por cobrar es el único medio que nos garantizará mantenernos y evolucionar. Hay quienes prefieren vender solo de contado y se conforman con la cuota de clientes que el mercado les permite tener. Existen otros que dan oportunidad y confianza a sus clientes sabiendo que si ellos crecen, la empresa también, y deciden prestarle apoyo a través de las ventas a crédito. Son aquellos convencidos de la filosofía “no hay cliente pequeño”.

Pero como en todo, se presentan casos que están fuera de la norma en que se supone deben estar. ¿Qué hacer ante un cliente insolvente? Esta es una situación muy común. Para minimizar estos casos (porque seguro que siempre estarán presentes) debes tener en cuenta algunos aspectos.

Cuando un cliente se atrasa en sus pagos, primeramente debes ver si es un alguien con buena trayectoria en nuestros registros y que siempre a estado pendiente de sus pagos. Este es el más inofensivo de los casos ya que en cualquier momento, todos podemos tener una falla en el flujo de caja o efectivo que nos impide cumplir alguna obligación.

De no ser el caso, quizás fallamos nosotros al no poner claras las condiciones de una venta a crédito, como por ejemplo: especificar bien en el cuerpo de la factura o el contrato de venta la forma y fecha exacta en que nuestro cliente debe honrar el compromiso. Facilitar los medios de pago, informando los números de cuenta bancaria donde el cliente debe ingresar el dinero, o informar el día que nuestro servicio de cobranza tocará su puerta. La comunicación constante para saber que el cliente “esta vivo” es primordial, sobre todo con los nuevos. Realizar llamadas de cortesía y/o atención es una forma de hacerle saber al cliente que estamos pendientes de él y de recordarle sutilmente que pronto debe pagar. Siempre hay que tener la presunción de buena fe de parte del cliente.

Si el caso es algo más complicado, no llega el pago en los términos acordados, el cliente manifiesta una falta de liquidez y no da una fecha exacta de pago, trata de pactar una forma de que pueda pagarte por plazas o con algún intercambio de productos o servicios. Se debe tener cuidado con los plazos y no deben ser muy extensos, ya que podría quitarle al cliente la preocupación de pagar.

Cuando por alguna razón se puede detectar la mala fe del cliente, podemos optar por exigir la devolución de la mercancía adeudada o la suspensión de los servicios que prestamos. Apretar la tarea de cobranza nosotros mismos o a través de una empresa de cobro también suelen dar buenos resultados.

Existen casos en que definitivamente no es posible cobrar y perdemos lo vendido. En estos escenarios, debemos revisar nuestro sistema de captación de clientes y ver en que punto pudimos haber fallado para haciendo una mala elección, y a partir de allí mejorar en este aspecto, estableciendo nuevos parámetros que nos permitan ser más selectivos y asertivos en adelante.

Igualmente existen clientes y/o empresas que lamentablemente logran burlar cualquier control de selección que podamos tener y lograr que le vendamos a crédito teniendo desde el principio la malsana intención de no pagar, en este caso no hay nada que podamos hacer sino capitalizar la mala experiencia o actuar por la vía legal y para esto es indispensable, al momento de la venta, no saltarse ningún control o documentación necesaria que nos impida luego ejercer litigio por la falta de soportes. Afortunadamente son muy pocos estos casos.