Aprovechando las Tecnologías de Comunicación a nivel Empresarial

Cuando hablamos de tecnologías de comunicación empresarial en la actualidad, estamos haciendo referencia a todos los medios que ponemos a disposición de nuestros potenciales clientes, proveedores o prestadores de servicio para que establezcan contacto con la organización que representamos. El avance tecnológico de las telecomunicaciones en la última década a sido vertiginoso y debemos aprovecharlo al máximo en beneficio del crecimiento y fortalecimiento de la presencia de nuestra empresa dentro del mercado.

El detalle que marca la diferencia, es la manera en que usamos estas modernas tecnologías de comunicación empresarial. Las herramientas estan hechas y puestas a nuestro servicio, Pero el éxito no esta garantizado ya que dependerá del uso adecuado que sepamos darle o no. Una buena analogía sería la de un conductor y un modernísimo vehículo deportivo. El auto está a disposición con todo su potencial intacto. Pero de la pericia y experiencia de quien lo conduzca dependerá su desempeño.

Con los medios de comunicación que la tecnología ofrece, podemos lograr mucho a favor de las empresas. Veamos algunos de ellos y tomemos tips y consejos para lograr un buen aprovechamiento de los mismos.

El clásico y a la vez moderno teléfono: Una buena atención telefónica es vital y esencial para captar clientes. Es quizás el “talón de Aquiles” de todos los medios de comunicación ya que solo hay una oportunidad, y de pocos segundos, para lograr dar una buena impresión y transmitir una excelente imagen de la empresa. No hay tiempo ni lugar para errores. En este caso se presentan dos escenarios. El primero cuando contesta una máquina o grabadora y el segundo cuando quien contesta es una persona real. Si optamos por la opción de que conteste una grabadora emitiendo por ejemplo, un saludo o mensaje de bienvenida, luego una presentación de la empresa y de seguido todas las opciones disponibles de contacto interno, es muy importante que este tipo de grabaciones sean hechas de manera profesional, es decir, grabadas en estudio y con voz de locutores profesionales, con tonos y modulación agradables al oído, bien sea en género femenino o masculino y con fondo musical de calidad. Grabaciones hechas directamente a la máquina y por personal de la empresa o allegados, no son nada recomendables. 

En el caso de contestar una persona, ésta debe contar igualmente con un tono de voz agradable, excelente oratoria y redacción, saber transmitir alegría, cordialidad, amabilidad y conocer totalmente todos los departamentos de la empresa así como el personal que labora en cada uno, sus respectivos cargos y las tareas de las cuales se encargan. Debe contar como mínimo con un mensaje de bienvenida, uno de presentación de la empresa, y en este caso, de presentación personal.

Página o sitio web: En las paginas web o web site empresariales, tenemos un poco mas de holgura y tiempo para tratar de enganchar al visitante. Contamos también con recursos visuales cosa con la que no se cuenta en la atención telefónica.

La creación del portal debe ser hecho por expertos. No solo del diseño gráfico, sino que también deben participar otros tipos de profesionales que van desde especialistas en redacción y ortografía, hasta publicistas que sepan utilizar adecuadamente recursos como los colores , tipos de música, sonidos, o figuras entre otros que vayan acorde con los servicios y/o productos que ofrece la empresa. Los textos deben ser cortos o medianos, explícitos y con información concreta y clara.

Redes sociales: Las redes sociales podríamos decir que son una versión resumida de nuestro sitio web. Deben informar breve pero muy sustanciosamente sobre los aspectos más importantes a resaltar aprovechando al máximo esos momentos cortos y el pequeño espacio audiovisual del que se dispone. Muchas veces, solo deseamos proyectar la imagen corporativa, otras, los productos, promociones o eventos. Las redes sociales se han convertido actualmente en las preferidas del público para buscar información y contactos de y con las empresas. Son un recurso invaluable que debe explotarse al máximo ya que el uso del teléfono inteligente se ha convertido en una verdadera adicción a nivel mundial. En las redes sociales el trabajo es más intenso ya que se deben actualizarse incluso varias veces al día con los diferentes tópicos dirigidos al público.

Chats y mensajería: Las salas de chats o chats privados y los servicios de mensajería como WhatsApp, Telegram, Wechat, o chats a través de nuestros sitios web entre otros, también nos ofrecen la oportunidad única y muy rápida con la que debemos captar la atención del cliente, usuario o visitante a la primera. Al igual que sucede con el teléfono, no hay lugar para errores y deben ser atendidos por personas capacitadas, con redacción y ortografía impecables, conocedores a fondo de la empresa y todos sus detalles, tener facilidad para darse a entender de manera escrita y saber asignarle a cada conversación el tiempo necesario controlando que la misma no se salga de su contexto. Los chats deben ser breves y efectivos.

Mensajería de Textos Celular: A diferencia de los chats y servicios de mensajería bidireccional, la mensajería de textos vía celular lleva un solo mensaje en concreto y a manera informativa. No es un medio interactivo. Solo actúa en una dirección y es la empresa emitiendo un determinado mensaje a sus clientes, proveedores, personal o usuarios. Si alguna tercera persona o empresa desea mas información o detalles debe realizar contacto por otros medios somo son: teléfonos, direcciones de e-mail, redes sociales o cualquier otro que la empresa ponga a disposición del público. La mensajería de textos celular ha demostrado ser altamente eficaz y efectiva.

Como podemos ver, el abanico de opciones para aprovechar las tecnologías de comunicación de empresas son amplias y de lo más variadas. Hacer uso combinado y adecuado de las mismas a manera de sistema comunicacional, podrá ofrecer a nuestra organización el poder mantenerse presente en el medio publicitario del mercado y optar por un crecimiento sostenido dentro del público consumidor.